7 goede manieren om een vergadering te beginnen

7 goede manieren om een vergadering te beginnen

Productieve vergaderingen; het lijkt wel een mythe bij sommige bedrijven. Maar wat zou er anders zijn als medewerkers vanaf het begin betrokken zouden zijn? Een goed begin is immers het halve werk; en bovendien kan het wonderen doen voor de motivatie en inzet van uw medewerkers. In deze blog delen we daarom zeven manieren waarop u de volgende vergadering op een effectieve én leuke manier kunt starten.

1. Begin met een grapje en stimuleer anderen om hetzelfde te doen

Hier is een leuk weetje: positieve emoties op de werkvloer zorgen voor beter resultaat in het dagelijks leven én op kantoor. Uit onderzoek blijkt dat vrolijke medewerkers 12% productiever zijn. Het loont dus om te zorgen dat de sfeer op kantoor positief is. Maar hoe? Vergaderingen zijn een goede plek om te beginnen. Begin op een positieve manier aan een vergadering en de rest zal volgen. Als we erover nadenken is het eigenlijk helemaal niet zo gek. Een vergaderruimte moet immers een plek zijn waar medewerkers zich genoeg op hun gemak voelen om hun mening te geven. Een grapje maken aan het begin van de vergadering kan daar aan bijdragen. Humor is namelijk de beste manier om te zorgen dat uw boodschap (of de agenda van de vergadering) blijft hangen.

2. Doe iets onverwachts

Het gebeurt eigenlijk zonder dat we het doorhebben: dingen die we regelmatig doen zijn routine en dat kan voelen als een verplichting. Worden bepaalde vergaderingen wekelijks gehouden? Dan is er zeker kans op routine én dat medewerkers de meetings als verplichting gaan zien. Door iets onverwachtst te doen, blijven de vergaderingen interessant. Medewerkers weten immers niet wat ze te wachten staat. U kunt bijvoorbeeld:

  • … een lopende vergadering houden: ga eens naar buiten!
  • … tien minuten mediteren
  • … iedereen even laten stretchen
  • … de vergadering beginnen in het café om de hoek

Door bepaalde gewoontes zo nu en dan te doorbreken, is uw team meer betrokken bij de vergadering. Bovendien kan het uw kijk op bepaalde zaken veranderen én de creativiteit aanwakkeren.

3. Deel hun successen om aandacht te krijgen

Wilt u dat uw team tijdens de hele vergadering blijft opletten? Begin dan eens met het delen van wat successen die ze behaald hebben de afgelopen week of maand. Hiermee bereikt u verschillende dingen. Allereerst toont onderzoek aan dat mensen beïnvloed worden door aardige woorden en vleierij, ook onbewust. Waardoor ze uitkijken naar de volgende vergadering, want misschien krijgen ze wel weer een compliment. En beter nog: alle directe collega’s horen ook hoe goed hij/zij iets heeft gedaan. Ten tweede helpt het ook om de sfeer op kantoor te verbeteren. Als u het goede voorbeeld geeft, zullen anderen volgen. En dat betekent weer dat iedereen gelukkiger is in zijn/haar baan. Maar, bedenk niet zomaar complimentjes om iets te kunnen zeggen. Veel mensen prikken daar namelijk zo doorheen. Probeer in plaats daarvan de aandacht op iemands sterke punten te leggen. Praat bijvoorbeeld over een succesvol project of bedank een medewerker die altijd anderen om hem/haar heen aan het lachen maakt.

4. De beste tip voor een creatieve vergadering

Het lijkt misschien de omgekeerde wereld, maar uit onderzoek blijkt dat het heel goed werkt om mensen te laten spelen met iets kleins tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld een pen of een stressbal. Het idee is dat mensen makkelijker kunnen ontspannen, minder stress hebben en meer gefocust zijn. U kunt ook een stapje verder gaan en de vergadering beginnen door samen een bouwwerk te maken met Lego of een puzzel te maken. Dit soort brain teasers hebben het voordeel dat mensen al het gevoel hebben dat ze iets afgerond hebben waar ze aan begonnen zijn.

5. Een leuke manier om een vergadering te beginnen? Zorg voor uitdaging!

Volgens Harvard Business Review is het belangrijk om medewerkers voldoende uitdaging te geven in hun werk. Geluk en productiviteit gaan hand in hand, dus waarom zou u dat niet gebruiken in uw vergaderingen? Daag uw medewerkers uit, meteen vanaf het begin. Zorg voor een beetje interactie en vraag alle deelnemers om advies. Hoe? Hier zijn een paar ideeën: Vraag ze om een uitdaging waar uw team tegenaan loopt op te lossen. Of vraag een medewerker om zijn/haar probleem voor te leggen en laat iedereen brainstormen over een oplossing. Hou het wel simpel! Als er geen tijd is om naar dit soort issues te kijken, verzin dan zelf een probleem dat u aan het begin van de vergadering aan uw team voorlegt. Dit kan werkgerelateerd zijn, maar ook bijvoorbeeld een raadsel. Dit helpt om mensen wakker te schudden en zorgt ervoor dat ze productiever zijn tijdens de vergadering.

6. Begin met een inspirerende quote of boodschap

Wilt u écht inspirerende vergaderingen? Het type vergaderingen waardoor mensen actie ondernemen en stappen vooruit zetten? Dan zult u zelf ook moeten inspireren. Bijvoorbeeld door een (korte) TED talk te laten zien of een quote of artikel te delen dat u aanspreekt. Het doel is om een boodschap te delen die uw medewerkers laat denken in mogelijkheden.

7. Gebruik ijsbrekers

Dé manier om een vergadering te beginnen, is toch echt wel een ijsbreker gebruiken. Een ijsbreker zorgt ervoor dat mensen zich meteen op hun gemak voelen, waardoor het makkelijker is om later ideeën te verzinnen en beslissingen te nemen. Een bijkomend voordeel kan zijn dat u uw collega’s beter leert kennen. Er zijn tal van ijsbrekers die u kunt gebruiken, maar deze voorbeelden geven u alvast een idee

#1: vraag iedereen om één doel te delen (privé of zakelijk)

Begin met uw eigen doel en stimuleer anderen om te volgen. Onthoud: het hoeft niet meteen de grootste droom te zijn die u heeft. Iets kleins voldoet ook prima, bijvoorbeeld een vaardigheid die u graag wilt leren of een hobby die u onder de knie wilt krijgen.

#2: drie waarheden, één leugen

Misschien kent u dit spelletje wel… Iedereen deelt vier feiten over zichzelf. Drie daarvan zijn waar, één is een leugen. Het is aan de rest om uit te vogelen welke waar zijn en welke niet. Iets wat al snel voor een ontspannen sfeer kan zorgen.

#3: wie ben ik?

Als uw team dol is op spelletjes, dan is deze ijsbreker vast en zeker een hit. Zorg dat u van tevoren een paar namen van bekende mensen op een papiertje schrijft. Deel aan het begin van de vergadering aan iedereen een papiertje uit (zonder dat ze zien wie er op hun eigen papiertje staat) en vraag hen om het op hun voorhoofd te plakken. Vervolgens moet iemand er door gesloten vragen te stellen aan de rest van de groep achter komen wie hij of zij is. Hilariteit gegarandeerd!

Deze zeven simpele en leuke manieren om een vergadering te starten, kunnen een enorm verschil maken! Bekijk welke tips het beste passen bij uw organisatie en probeer het uit!