10 simpele manieren om de productiviteit van werknemers te verhogen
Een groot deel van de beroepsbevolking brengt ten minste acht uur per dag op een kantoor door. Maar hoeveel uur van die dag zijn we ook daadwerkelijk productief? Houd u zich maar vast, want uit onderzoek is gebleken dat we waarschijnlijk maar rond de drie uur per dag écht productief zijn. En dat betekent dat er een hoop tijd verspild wordt achter het bureau!
Het kantoor zit vol afleidingen en de verleiding om nieuwsartikelen te lezen, sociale media te checken en de belevenissen van het afgelopen weekend met collega’s te delen, ligt op de loer. Het aantal uren in de dag is beperkt, dus natuurlijk wilt u dat medewerkers zo efficiënt mogelijk zijn tijdens de uren die ze op kantoor doorbrengen. De tien simpele tips hieronder helpen u op weg naar een productiever team.
1. Besteed niet te veel tijd aan taken
Beperk de tijd die medewerkers aan diverse taken besteden. Mensen zijn over het algemeen geneigd om snel de interesse te verliezen als ze langere tijd met iets bezig zijn. Start de dag daarom met bepalen hoeveel tijd u maximaal aan de taak wilt besteden en houd daaraan vast.
2. Hou regelmatig pauze
Als u 8 of meer uur per dag achter uw bureau zit, zonder veel te bewegen, dan heeft u minder energie en bent u minder productief op de werkvloer. Regelmatig pauzes inplannen heeft een positief effect op de concentratie. Een aantal korte pauzes nemen gedurende taken die wat langer duren, helpt om productief en alert te blijven.
3. Maak to-do lijstjes
Maak een klein, kort to-do lijstje, in plaats van een lange lijst met projecten en taken die gedaan moeten worden. Hoe u die lijst afwerkt, is voornamelijk persoonlijke voorkeur. Sommige mensen vinden het prettig om de dag te starten met de gemakkelijkste taken en daarna de moeilijkere taken op te pakken. Een to-do lijstje dat synchroniseert met een app op uw telefoon helpt u om ook buiten de deur uw belangrijkste taken in het oog te houden. Eén van de fijnste dingen aan het maken van een to-do lijstje, is dat u taken kunt afvinken als ze klaar zijn. Dat geeft een voldaan gevoel en visualiseert de vooruitgang die u boekt.
4. Ga niet naar onnodige vergaderingen
Tijd is waardevol en bij veel bedrijven zijn vergaderingen één van de meest tijdrovende bezigheden. Het kan verleidelijk zijn om iedere collega die u vraagt om een overleg, tevreden te stellen. Maar dit gaat ten koste van de tijd die u aan belangrijke projecten kunt besteden. Weten welke vergaderingen u zonder problemen kunt overslaan is een belangrijke vaardigheid. Een vergadering waar u bijvoorbeeld maar voor één agendapunt ‘nodig’ bent, kunt u gerust overslaan en in plaats daarvan alleen voor dat specifieke punt aanhaken of eventuele vragen via de e-mail beantwoorden.
5. Stop met multitasken
Met een lange to-do lijst is het verleidelijk om te gaan multitasken. Veel mensen denken dat de vaardigheid om te kunnen multitasken essentieel is om effectief aan het werk te zijn, maar dit blijkt niet te kloppen. Wanneer u verschillende taken tegelijkertijd probeert uit te voeren, heeft juist een negatief effect op de productiviteit. Probeer daarom één taak af te ronden, voordat u aan een volgende begint.
6. Check uw e-mail op vaste momenten
De mailbox is een enorme afleider voor veel mensen. We checken regelmatig of we al mail hebben en zijn hierdoor direct uit onze concentratie. Het is beter om uw mail gedurende de dag op een aantal vaste momenten te checken. Hiermee voorkomt u dat u stopt waar u mee bezig bent op het moment dat u een e-mail ziet binnenkomen. Veel mailprogramma’s hebben de mogelijkheid om inkomende mail te pauzeren. Een handige functionaliteit als u merkt dat u toch steeds uw mailbox blijft checken.
7. Beperk onderbrekingen tot een minimum
Gesprekken met collega’s, telefoontjes en allerlei andere afleidingen zijn voor veel mensen onderdeel van de dagelijkse praktijk. Maar soms is het belangrijk om al die zaken die afleiden tot een minimum te beperken. Bijvoorbeeld door de deur dicht te doen of uw telefoon op stil te zetten. Bedenk welke zaken u het meeste afleiden en denk na over manieren waarop u beter met die afleidingen kunt omgaan.
8. Ga voor ergonomisch
Er zijn eigenlijk geen wetenschappelijke studies nodig om te bewijzen dat als uw rug zeer doet omdat uw stoel niet comfortabel en ondersteunend is, uw productiviteit lager is. Medewerkers zijn op zo’n moment namelijk meer gefocust op de pijntjes die ze voelen dan op hun werk. Daarom is het belangrijk om te zorgen voor een ergonomische bureaustoel.
9. Volg de ‘twee-minuten-regel’
De ‘twee-minuten-regel’ is simpel, maar effectief: als er een taak is die u in twee minuten of minder kunt voltooien, voer deze dan gelijk uit. Volgens ondernemer Steve Olenski is het sneller en efficiënter om een taak direct uit te voeren, in plaats van ‘m uit te stellen.
10. Zorg voor goed kantoormeubilair
Het kantoormeubilair waar het kantoor mee ingericht is, heeft invloed op de effectiviteit van uw medewerkers. Als de werkomgeving met de jaren saai en grijs is geworden, kan dit een negatief effect hebben op de werknemers. Een frisse, up-to-date werkomgeving heeft juist een positief effect op de productiviteit.
Designkantoormeubilair helpt u graag op weg naar een productieve werkomgeving.