Zomerklus: zo organiseert u de bestanden op uw computer

Veel mensen zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden afhankelijk van hun computer. Hoe gek is het dan eigenlijk dat we nooit de tijd nemen om diezelfde computer op te ruimen én de bestanden op een logische manier te organiseren? Gelukkig zijn de zomermaanden (voor de meeste bedrijven althans) de uitgelezen periode om de organisatie van bestanden en het opschonen van uw computer eens de aandacht te geven die het verdient. Zo pakt u dat aan.

Het regelmatig updaten en opschonen van uw computer is niet alleen beter om het overzicht te houden, het helpt ook om ze langer mee te laten gaan. Win-win dus! Deze vijf tips helpen u op weg bij de organisatie van uw computer:

1. Kies een passende mappenstructuur

Een goede mappenstructuur scheelt een hoop tijd. Zeker in drukke tijden of als het belangrijk is om bestanden snel terug te kunnen vinden (en geef toe: wanneer is dat niet het geval?). Het probleem als u heel veel bestanden op uw computer heeft staan? Het kost veel tijd om bestanden te vinden als u niet precies weet waar u moet zoeken. Het is daarom verstandig om een heldere mappenstructuur uit te denken. Bijvoorbeeld op basis van klanten, project of type document. Houd uw desktop zo leeg mogelijk. Dit is de online variant van een net bureau en dat geeft rust!

Submapjes helpen u om het overzicht te houden. Maar ga niet té ver door bijvoorbeeld voor ieder bestand een aparte map aan te maken; het moet wel werkbaar blijven.

2. Verwijder dubbele bestanden

Het zal u verbazen hoeveel mensen dezelfde bestanden meerdere keren op hun computer hebben staan. De reden is vaak dat ze niet weten dat ze een bestand al eerder hebben gedownload óf (en daar komt een goede mappenstructuur weer om de hoek kijken) omdat ze het simpelweg niet meer kunnen vinden.

Maar al die dubbele bestanden nemen wel veel extra ruimte in beslag op uw computer. Bovendien zorgt het voor onnodige rommel op uw schijf, waardoor het lastiger kan worden om de juiste bestanden te vinden.

Er zijn programma’s beschikbaar die dubbele bestanden op uw computer kunnen opsporen. Bijvoorbeeld CCleaner, Duplicate Detective of Duplicate File Finder Remover.

3. Let op uw downloadfolder

Als u bestanden downloadt, komen deze vaak in een vaste map terecht. Vaak heet deze map ‘Downloads’ of ‘Bestanden’. Deze map kan ongemerkt, snel vollopen met allerlei soorten bestanden en hierdoor een onoverzichtelijke en ongeorganiseerde map worden.

Voorkom dat de bestanden in deze map zich opstapelen door als een bestand gedownload is, het direct naar de juiste map te verplaatsen. Bestanden die u na het downloaden niet meer nodig heeft, kunt u uiteraard direct weer verwijderen.

4. Een clean desktop policy

Allerlei mappen en snelkoppelingen op uw bureaublad klinkt misschien makkelijk, maar het tegenovergestelde is vaak waar. Als u links naar allerlei programma’s en mappen op uw bureaublad heeft staan is de kans groot dat u langer aan het zoeken bent naar het juiste mapje dan wanneer u gewoon via de normale mappenstructuur op zoek gaat.

Houd uw bureaublad dus zo leeg als mogelijk met bijvoorbeeld alleen links naar programma’s die u dagelijks gebruikt en één snelkoppeling naar bijvoorbeeld de hoofdmap.

5. Verwijder overbodige programma’s

Neem regelmatig, bijvoorbeeld eens per drie maanden, de tijd om de programma’s die u niet gebruikt van uw computer te verwijderen. Het is verstandig om ook hiervoor een programma te gebruiken, want door simpelweg het programma naar de prullenbak te verplaatsen haalt u niet alles van het programma weg. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld CleanMyMac of CCleaner.

Programma’s die u niet meer gebruikt kosten u onnodig veel opslagruimte én kunnen zelfs de prestaties van uw computer verlagen. Bijvoorbeeld als een programma automatisch opstart wanneer u uw computer aanzet. Als u veel van dit soort programma’s heeft draaien, kan het opstarten van uw computer aanzienlijk langer duren.

Gelukkig zijn er vandaag de dag talloze tools die u helpen om uw computer beter te kunnen organiseren. Het beste is om er eentje te kiezen die u prettig vindt werken én die voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Gebruik deze tips om uw computer opgeruimd en snel te houden én te zorgen dat hij langer meegaat.