Zo worden vergaderingen echt effectief

Zo worden vergaderingen echt effectief

Vergaderingen zijn nuttig! Bijvoorbeeld voor brainstorms, om feedback te geven of te overleggen over een bepaalde kwestie. Hoeveel vergaderingen heeft u per maand? En hoeveel daarvan zijn echt nuttig en effectief? Bedrijven kunnen veel tijd en geld besparen door op een efficiëntere manier te vergaderen. Een paar tips op een rij.

Maak een agenda
Zorg dat er van tevoren duidelijk is wat er besproken wordt door een heldere agenda te maken voor iedere vergadering. Gebruik hierbij altijd dezelfde opbouw. Begin bijvoorbeeld met korte toelichting over het doel van de vergadering. Ga vervolgens over tot de kern van de vergadering met een paar subonderwerpen die besproken moeten worden. Sluit af met een rondvraag of wvttk (wat verder ter tafel komt). Laat collega’s vooraf aan een vergadering de punten die ze graag besproken willen hebben insturen. Zo voorkomt u dat een vergadering tijdens zo’n rondvraag alsnog alle kanten op gaat. Het lijkt alsof een agenda meer tijd kost, maar u zult zien dat een duidelijke agenda uiteindelijk tijdswinst oplevert.

Nodig de juiste mensen uit
Soms zitten er veel mensen bij een vergadering die eigenlijk maar beperkt betrokken zijn bij een onderwerp. Door een duidelijke agenda te maken, kunt u ook beter inschatten welke collega’s echt noodzakelijk zijn tijdens de vergadering. Zo voorkomt u dat er mensen aanwezig zijn die niet of nauwelijks hun bijdrage leveren aan de meeting en zorgt u er tegelijkertijd voor iedereen productiever is.

Doe meer in minder tijd
Als u denkt een uur nodig te hebben voor uw vergadering, plan dan een half uur in. Zo wordt iedereen gedwongen om to-the-point te blijven en wordt er niet eindeloos doorgepraat over een onderwerp. Merkt u tijdens de meeting dat er een thema is dat meer tijd nodig heeft? Dan kunt u beter een aparte vergadering voor dit onderwerp inplannen.

Begin op tijd
Zorg dat de vergadering altijd op het geplande moment begint. Wacht dus niet op collega’s die te laat zijn, want hiermee verliest u veel tijd. Door stipt te zijn, weten collega’s ook dat ze niet te laat kunnen komen. Want wie vindt het nou prettig om midden in een vergadering binnen te komen stormen. Als u altijd op tijd begint, zult u zien dat uw collega’s ook op tijd zijn.

Zorg voor interactie
Een vergadering is geen presentatie. Zorg ervoor dat iedereen die aanwezig is de mogelijkheid krijgt om aan het woord te komen. Zo voorkom je ook dat er aan het eind van de meeting veel vragen of opmerkingen zijn waardoor de vergadering uitloopt.

Verander van omgeving
Zijn vergaderingen altijd in dezelfde, saaie vergaderruimte? Ga eens ergens anders zitten! Bijvoorbeeld in een andere ruimte in het pand of in een café. Een verandering van omgeving zorgt voor nieuwe ideeën, creativiteit en energie.

Hoe zorgt u voor effectieve vergaderingen?