Is vergaderen nog van deze tijd?

In veel notulen komt als eerste zin naar voren: “De voorzitter opent de vergadering”. Wie anders, zou je zeggen. Zo’n traditionele openingszin komt een beetje stoffig over. Een ander verschijnsel is dat veel aanwezigen de notulen pas beginnen te lezen als de vergadering al van start is gegaan. Noodgedwongen zijn er voorzitters die dan eerst maar een leeskwartiertje inlassen. Het traditionele vergaderen heeft ook nog een speciaal slot: de rondvraag. Velen zien dan hun kans schoon om tal van onderwerpen op tafel te leggen, waardoor de geplande eindtijd van de bijeenkomst met gemak overschreden wordt. En dit laatste is zo eenvoudig op te lossen. Gewoon aan het begin van de vergadering vragen wie er nog iets voor de rondvraag heeft. Die punten worden dan ondergebracht in de bestaande agenda of in de zogenaamde rondvraag opgenomen.

Vergaderen zou een explosie van creativiteit moeten zijn
Natuurlijk hebben veel bedrijven en organisaties al deels afscheid genomen van het traditionele vergaderen inclusief de hierboven beschreven gang van zaken. Nederlanders zijn vergadertijgers en het poldermodel is daar ook een afspiegeling van. Maar in de tijd waarin we nu leven gaat alles sneller en efficiënter. Daarop maakt de vergadervorm geen uitzondering. Vergaderen heeft ook een stukje politiek in zich. Naast wie of tegenover wie ga ik zitten? Zoek ik steun bij mijn buurman of hou ik juist liever afstand door aan de overkant van mijn opponent plaats te nemen? Het zijn de bekende schermutselingen en dat moet kunnen als de vergadering maar op tijd kan beginnen. De mensen die de vergadering vormen worden aan hun dagelijkse werkzaamheden onttrokken dus moet er een meerwaarde zijn. Een moment kiezen dat iedereen nog bij de les kan zijn is dan vanzelfsprekend. Dus niet aan het einde van een werkdag. Geen vergadering zonder problemen op de agenda. Dat vraagt om oplossingsgericht denken. Een groot probleem in stukjes hakken en ieders creativiteit erop loslaten.

Het nieuwe vergaderen
Door op deze manier naar vergaderen te kijken, kunnen we dit het ‘nieuwe vergaderen’ noemen. Het nieuwe vergaderen kan echter alleen gestalte krijgen als de juiste voorwaarden worden gecreëerd. Daarbij gaat het zowel om de aanpak als de voorwaarden van de vergaderingen. Als vergaderen, zoals gezegd, een explosie van creativiteit moet zijn, dan vallen de volgende punten onder de noemer “aanpak”:

• Vraag specialisten op een bepaald gebied alleen voor onderwerpen waarbij ze een rol kunnen spelen.
• Niet elke deelnemer hoeft bij alle onderwerpen aanwezig te zijn.
• Het functieniveau hoeft niet altijd leidend te zijn. Een ervaringsdeskundige, ongeachte de functie, kan soms met de meest verrassende oplossingen komen.
• De uitroep “dat is niet mogelijk” kan beter gelijk verbannen worden. Het smoort verder initiatief van anderen.
• Notulen worden vereenvoudigd tot beslissingen, actiepunten en verder te bespreken voorstellen.
• Oeverloos blijven praten over één onderwerp is te voorkomen door een tijdslimiet vast te stellen.

Een inspirerende vergaderomgeving is geen luxe
Als mensen bij elkaar komen om te vergaderen, soms speciaal van buitenaf, dan is het toch geen luxe om goede voorwaarden te scheppen? Een vergadering moet wat opleveren: ideeën, oplossingen, beslissingen, stimulans. Een duffe ruimte met een afbeelding van de oprichter aan de wand is eerder slaapverwekkend. Beter is het om aan de volgende voorwaarden te denken:

• Een ruimte in verhouding tot het aantal deelnemers met aangenaam licht.
• Korte vergaderingen kunnen ook staand met behulp van statafels gehouden worden.
• Goede vergaderstoelen met een actieve zit houden deelnemers bij de les.
• Een digitaal scherm plaatsen, zoals op veel basisscholen al standaard is.
• Een flinke wand waarop spontaan ideeën geschreven of getekend kunnen worden, ook voorafgaand aan de vergadering. Een z.g. “brainwand”.
• Een zithoek voor een korte onderbreking of intensief overleg.
• Efficiënte vergadertafels met digitale aansluitingen.

Met goede voorwaarden en juiste afspraken is vergaderen geen straf maar een uitdagend teamspel. Mensen zijn geen robots en hebben behoefte om te communiceren. Als vergaderen in goede banen wordt geleid en de deelnemers ook ervaren dat hun bijdrage nut heeft, zal dat inspirerend werken. Creativiteit zal beduidend toenemen als de deelnemers merken dat dit gewaardeerd wordt en hun inzet terugzien.