Tips om productief en effectief te vergaderen
Vergaderingen zijn lang niet bij iedere werknemer één van de favoriete onderdelen van de dag. Dat komt voornamelijk omdat vergaderingen langdradig zijn, orde missen, altijd uitlopen en soms niet leiden tot concrete afspraken. In deze blog krijgt u tips die ervoor zorgen dat vergaderen een vruchtbare bijeenkomst wordt, die soepel verloopt en voor iedere deelnemer zinvol is. Daarnaast kunt u ook lezen wat de functie is van diverse vormen vergadertafels.
Tip 1: Goede voorbereiding schept duidelijkheid
Als eerste is het van belang dat er wordt afgesproken wie de vergadering gaat leiden (voorzitter) en wie de notulen opstelt. Het beste is dit te bespreken voordat de vergadering start. Ook eventuele andere taken dienen vooraf bepaald te worden. Een ander belangrijk onderdeel van de voorbereiding is het opstellen van de agenda. Behandel de meest belangrijke punten als eerste. Stuur de agenda ruim voor de vergadering aanvangt naar alle aanwezigen. Communiceer vervolgens heel duidelijk dat er tijdens de vergaderingen géén punten worden toegevoegd.
Tip 2: Begin altijd op tijd
Als de vergadering om 13.00 uur staat gepland, begin dan ook om 13.00 en niet later. Houd geen rekening met laatkomers. Tijd is voor iedereen belangrijk. Als u rekening gaat houden met laatkomers, straft u eigenlijk diegenen die wel op tijd zijn.
Tip 3: Eindig op tijd
Vergaderingen lopen dikwijls uit en dat is voor velen een groot irritatiepunt. Spreek daarom van te voren een eindtijd af en wijk hier niet vanaf. Het beste is om de vergadering niet langer dan 1,5 uur te laten duren. Maar eigenlijk geldt: hoe korter hoe beter. Weet u bij voorbaat al dat het een lange vergadering gaat worden, plan dan een pauze in na 1 tot 1,5 uur.
Tip 4: Zorg ervoor dat alles klaarstaat voor aanvang vergadering
De voorzitter dient er, voordat de vergadering start, voor te zorgen dat alles klaarstaat. Denk aan beamer, koffie, thee en whiteboard. Zorg er tevens voor dat de vergaderstoelen op de juiste plek staan.
Tip 5: Ga goed om met lastige agendapunten
Vaak zijn lastige agendapunten de oorzaak van lange vergaderingen waarbij er niet tot duidelijke afspraken gekomen kan worden. Een manier om dit aan te pakken is door de argumenten van deelnemers kort en bondig te houden, bijvoorbeeld door iedere aanwezige 30 seconden de tijd te geven om te reageren. Ontstaat er een felle discussie? De voorzitter moet dan ingrijpen. Als het agendapunt te omvangrijk is en de aanwezigen er niet uit lijken te komen, kunt u het onderwerp beter doorschuiven naar een volgende vergadering. Spreek desnoods af waar men over na dient te denken of bedenk actiepunten zodat het punt de volgende keer sneller afgerond kan worden.
Tip 6: Staand vergadering bevordert meer effectiviteit
Overweeg eens om staand te vergaderen. Hiervoor kunt u sta-tafels of zit-sta bureaus gebruiken. Voordelen van staand vergaderen is dat de deelnemers zich iets minder op hun gemak voelen, waardoor ze sneller effectiever gaan vergaderen. Tevens blijft iedereen meer geconcentreerd, alert en is het beter voor de gezondheid.
Tip 7: Weg met de rondvraag
Eén van de onderdelen waardoor een vergadering onnodig lang uitloopt is de rondvraag. Schaf deze dus af. Geef daarvoor in de plaats deelnemers de mogelijkheid om nieuwe agendapunten in te dienen voor de volgende vergadering.
Tips 8: Kies voor een effectieve vergaderopstelling
Als laatste speelt de vorm van uw vergadertafel een rol in de sfeer of toon die u neer wilt zitten tijdens de vergadering.
* Rechthoekige vergadertafel: Kies voor een rechthoekige vergadertafel als u vergadert in kleine groepen. De voorzitter kan aan het hoofd van de tafel zitten en iedereen goed aanspreken.
* U-vorm of vierkante vergadertafel: Bij vergaderingen in grote groepen, is een vergadertafel in U-vorm of een vierkante vergadertafel het beste. De voorzitter kan aan de open kant van de U plaatsnemen. Als er presentaties gegeven moeten worden, kan dit ook prima gedaan worden in het open gedeelte van de U.
* Ronde vergadertafel: Een ronde vergadertafel vergroot het gevoel van gelijkwaardigheid omdat niemand aan het hoofd zit. Mocht dit belangrijk zijn binnen uw bedrijf, dan is een ronde tafel een zeer goede keuze.
* Ovale vergadertafel: Ook bij een ovale vergadertafel is er meer gevoel voor gelijkwaardigheid van de deelnemers, maar bij een ovale vergadertafel kan de voorzitter wel nog plaatsnemen aan het hoofd.