Moet een kantoor nog steeds strak en zakelijk ingericht zijn?
Dit is een vraag die menige directie en facilitair manager bezig houdt. Het kantoorwerk is al een tijdje aan behoorlijke verandering onderhevig. De verdere digitalisering speelt daarbij een niet geringe rol, waardoor banen verdwijnen en waar gedeeltelijk een ander type werk voor in de plaats komt. De economie trekt nog steeds verder aan waardoor het woon-werkverkeer voor velen een dagelijks te nemen hindernis is. Hierdoor wordt administratief werk in stijgende mate ook thuis verricht.
Het kantoorlandschap gaat er al anders uitzien
In menig kantoor ontstaat er al een nieuw elan. Er komt niet alleen meer ruimte voor eigen initiatief, in veel gevallen wordt dit zelfs verwacht. Er moeten oplossingen gevonden worden voor nieuwe problemen. Bovendien is er een andere verhouding ontstaan tussen het aantal medewerkers met een vast contract en een tijdelijke aanstelling. En binnen deze veranderende kantoorwereld verwacht het management meer creativiteit. Daar is niks mis mee; het kan de kantoorwerker zelfs meer uitdaging en voldoening geven.
Is hierbij de kantoorinrichting een baken of wellicht een belemmering?
In de meeste kantoren werd en wordt veel aandacht besteed aan een rustige inrichting, strakke opstelling van de werkplekken en een gelijkmatige verlichting. Strookt deze visie over kantoorinrichting nog met de huidige wijze van werken? Daarbij komen de volgende vragen naar boven:
- Zijn alle werkplekken nog wel dagelijks bezet?
- Zo niet, is er dan ruimte te creëren voor nieuwe werkvormen?
- Stimuleert de oorspronkelijke strakke inrichting wel de creativiteit?
- Voelt de flexwerker zich wel opgenomen in het team of mag hij/zij iedere dag weer een vrijgekomen plekje zoeken?
Waar vroeger het correct uitvoeren een eerste opdracht was komen nu creativiteit en oplossend vermogen op de eerste plaats.
Hoe kan de creativiteit beter gestimuleerd worden?
Diverse onderzoeken hebben aangetoond dat de mens creatief gestimuleerd wordt als ook de omgeving en de voorwaarden daar naar zijn. Vertaald naar het kantoorlandschap kunnen de volgende veranderingen c.q. aanpassingen een goede stimulans zijn:
- Ruimte die vrijkomt door vervallen werkplekken inrichten met een zitgedeelte, bank en fauteuils, waar men zich even kan terugtrekken om te brainstormen.
- De werkplekken onder een andere hoek plaatsen en van wat frisse groene planten voorzien. En dan ook onderhouden.
- Ruimte op een muur vrijmaken voor een groot schoolbord, mag ook digitaal zijn, waarop men spontaan ideeën kwijt kan. Ongeachte de functie.
- Stavergadertafels plaatsen voor kort overleg en gelijk een mogelijkheid om even de benen te strekken.
- Een kunstenaar of graffiti expert uitnodigen om op wat lege of leeg te maken wanden een inspirerende afbeelding aan te brengen.
- Niet bang zijn voor wat kleur. Allemaal verschillende bekledingskleur op de kantoorstoelen bijvoorbeeld.
Een beetje beheersbare chaos kan al helpen
Nagenoeg alle kantoorruimtes bij architecten, ontwerpers en reclamebureaus bieden een wat chaotische aanblik. Dat is een beetje een exponent van de creativiteit die daar de overhand heeft. Of dit in de praktijk, ook in het meer traditionele kantoor, door te voeren is bestaat enige twijfel. Het kon wel eens zijn dat dan de schoonmaakkosten een groter deel van het budget op zal eisen dan nu het geval is. Leveranciers zijn al een tijdje begonnen op de nieuwe situatie in te spelen. Het assortiment is al veel meer gericht op flexibiliteit, moderne vormen van staan en zittend werken, overleg plekken en frisse kleuren. Hoe dan ook zal een creativiteit uitlokkend kantorenlandschap de medewerkers uitdagen om veel meer eigen ideeën in te brengen en hun oplossingsgericht vermogen meer te gebruiken.