Kantoorwerk; productie verhogen zonder extra werkdruk.

Het lijkt een tegenstrijdigheid maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Op meer werkdruk zit niemand te wachten maar op meer output wel. Om dat laatste te bewerkstelligen is er een scala aan middelen beschikbaar. In feite gaat het om verbetering van voorwaarden. Die verbeterde voorwaarden nemen tal van ergernissen weg die zo zijn ingeslepen dat ze nog maar weinig ter sprake komen.

IT problemen.
Soms zijn IT problemen ook generatie problemen.

  • Een voorbeeld is het nog steeds in gebruik hebben van Windows XP. Ooit een ideaal programma, dat zelfs nu nog bij Defensie in gebruik is. Gebruikers op kantoren waar dit programma nog beschikbaar is zijn in vele gevallen op te spitsen in twee groepen. Medewerkers die er zo aan gewend zijn dat ze het vervelend vinden om over te schakelen op een nieuwere versie en de meestal jongere werknemers die liever vandaag dan morgen over de nieuwste versie willen beschikken. Natuurlijk kost overschakeling naar een nieuwe versie geld en tijd. Doorgaan met Windows XP is echter ook geen optie.
  • Een andere grote IT irritatie bij werknemers is een trage reactietijd van de software en/of van internet. Trage reactietijd veroorzaakt gemopper en discussies. Alleen al daardoor gaat er gemiddeld een uur per week aan productietijd verloren.
  • Een grote rol speelt ook verouderde hardware. Samen met de hierboven vermelde software kan dit een structurele ergernis veroorzaken. Nieuwe sofware op oude hardware installeren kan evenzeer problemen opleveren.
  • Tot slot dragen veel internetstoringen direct bij aan productievermindering. Ook al wordt dit probleem meestal door extern falen veroorzaakt verdient dit toch alle aandacht. Al snel wordt gedacht dat dergelijke problemen niet op te lossen zijn. Neemt men deze visie over dan betekent dat acceptatie van een structureel productieverlies.

Ziekteverzuim door medische problemen.
Bij veel kantoren is er al flink geïnvesteerd in vernieuwing en aanpassing van kantoormeubilair. Bij vooral wat kleinere kantoren wordt echter nog gewerkt met verouderd meubilair of versleten bureaustoelen. Juist de lichaamshouding bij administratief werk vraagt aandacht. Als basis dient het meubilair aan de huidige ergonomische eisen te voldoen. Bovendien zou in het belang van zowel de werkgever als de werknemer goed zijn als vanuit de leiding regelmatig gewezen wordt op de werkhouding. Als bureaus en stoelen niet goed afgesteld zijn en als de gebruiker niet zelf een goede houding kiest, blijft het gezondheidsprobleem bestaan. In een goede houding werken en af en toe bewegen valt niet onder tijdverlies. Het zorgt juist voor een betere concentratie en werkplezier.
Stawerkplekken kunnen hier een grote bijdrage aan leveren. Het maakt dan niet uit of de werkplek te verstellen is voor zowel zittend als staand werken of dat er elders in de ruimte stameubilair aanwezig is voor de zo broodnodige afwisseling.

Oogirritatie.
In bijna alle kantoorruimtes is sprake van een te droge lucht. Een lage luchtvochtigheid komt in de winter eerder voor dan in de rest van het jaar. Bovendien wordt de vochtigheidsgraad nog sterk negatief beïnvloed door de koeling van apparatuur en de verwarming van de ruimte. Ook droogte uitslag kan een gevolg zijn. Het langdurig kijken naar computerschermen draagt eveneens een steentje bij. Daardoor gaat men al snel in de ogen wrijven waardoor het probleem alleen maar groter wordt. Het prettige is echter dat met eenvoudige apparatuur droogteproblemen voorkomen kunnen worden.

Aandacht voor deze problemen en investeringen in verbeteringen zullen productieverhogend werken en de werkdruk dus doen afnemen. Mooi meegenomen!