In vijf stappen naar creatieve vergaderingen
Vergaderingen, veel mensen hebben er maar een hekel aan. En dat is best logisch… Tenminste, als vergaderingen bij u op kantoor vaak geen duidelijke taken opleveren, eindeloos lang lijken te duren en geen gebruik maken van online tools en andere creatieve mogelijkheden. En dat is zonde! Want creatieve vergaderingen zijn vaak productievere vergaderingen.
Met de vijf stappen in deze blog kunt u ook bij uw op kantoor zorgen voor creatieve vergaderingen. Maar first things first, waarom zijn creatieve vergaderingen eigenlijk belangrijk? Om te beginnen ziet 82% van de leidinggevenden creativiteit als een belangrijke eigenschap om een bedrijf vooruit te helpen. Uit een ander onderzoek blijkt dat CEO’s creativiteit zelfs de belangrijkste factor vinden voor succes. En volgens adviesbureau McKinsey presteren creatieve bedrijven beter. Hoe dat komt? Creativiteit is essentieel voor bedrijfsgroei. Vergaderingen en teamwork zijn voor veel bedrijven het hart van de interne communicatie. Daarom is het logisch om creativiteit in vergaderingen te verwerken. Maar hoe doet u dat?
Stap 1. Zorg voor de juiste setting
Creativiteit komt bij de meeste mensen niet vanzelf. Daarom doet u er goed aan om een omgeving te creëren die creativiteit stimuleert. Dat kan zijn door de daadwerkelijke ruimte op een creatievere manier in te delen. Flexibiliteit is hierbij vaak belangrijk. Waar de ene vergadering vraagt om zittend werken, is het voor een andere juist weer relevanter om staand te vergaderen. Naast goed meubilair is ook een goed verlichte ruimte en voldoende ruimte om creatieve ideeën kwijt te kunnen essentieel.
Stap 2. Stimuleer creativiteit
Dat klinkt natuurlijk een stuk makkelijker dan het is. Maar om creatieve vergaderingen te hebben, is het natuurlijk wel nodig om het goede voorbeeld te geven. Net als met een nieuwe manier van werken, kan ook een nieuwe manier van vergaderen op wat verzet stuiten. Sommige medewerkers voelen zich wellicht niet direct prettig in deze manier van vergaderen. Deze zaken kunnen helpen:
- Gebruik ijsbrekers om te zorgen dat mensen zich minder ongemakkelijk voelen
IJsbrekers zijn ideaal om te zorgen dat deelnemers aan de vergadering zich wat ontspannender voelen. Gestreste of ongemakkelijke medewerkers zijn namelijk dodelijk voor een creatieve vergadering. IJsbrekers hoeven niet heel ingewikkeld te zijn. Laat bijvoorbeeld iedereen aan het begin van de vergadering iets grappigs over zichzelf vertellen. Of vraag mensen om een highlight van de afgelopen week of een succeservaring te delen. Willen mensen het liever niet over zichzelf hebben? Dan kunt u ook vragen naar welke collega ze de afgelopen week goed geholpen heeft.
- Maak vergaderingen leuk!
Kinderen zijn vaak ontzettend creatief, toch? Eén van de redenen waarom dat is, is omdat ze niet bang zijn om domme dingen te zeggen of stom over te komen. Een andere reden? Ze spelen veel! Door een spel-element in vergaderingen te brengen, kunt u uw medewerkers helpen om ook creatiever te zijn. Dat kunnen spelletjes zijn als ‘Wat heeft u liever?’. Hierbij noemt u twee opties (bijvoorbeeld: wat heeft u liever: een achtergrondmuziekje bij alles wat u doet of geen spiegelbeeld), waar medewerkers er dan één van moeten kiezen én vervolgens hun keuze toelichten. Maar echt speelgoed gebruiken is ook een optie.
Stap 3. Gebruik een agenda
Een creatieve vergadering is een gestructureerde vergadering. Iets wat u wellicht niet direct verwacht. Maar hoe zorgt u ervoor dat een vergadering niet alle kanten op gaat? Dat het iets oplevert? Juist, door een agenda te gebruiken! Een agenda geeft een vergadering structuur en zorgt dat er duidelijke doelen vastgelegd kunnen worden.
Stap 4. Zorg dat iedereen zijn/haar zegje kan doen
Eén van de belangrijkste aspecten van een creatieve vergadering, is dat iedereen zijn of haar mening kan geven. Daarmee heeft u verschillende meningen en invalshoeken en dat helpt om ergens van verschillende kanten naar te kijken. Maar hoe zorgt u ervoor dat u alle meningen te horen krijgt? En dat medewerkers hun mening ook durven te geven. Natuurlijk, u kunt simpelweg iedereen aan het woord laten die iets te zeggen heeft, maar de kans is aanwezig dat u daarmee steeds dezelfde mening te horen krijgt. Of dat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Gelukkig zijn er een paar mogelijkheden om mensen hun mening te laten delen.
- Gebruik de verbeter-methode
Spreek af dat “Ik weet het niet” geen redelijk antwoord is en dat mensen altijd doorgaan op het punt van zijn/haar voorganger. Dat werkt als volgt: elke keer als iemand een idee deelt, gaat de volgende door op dat gedachtepatroon: “Ja, en…”. Simpel? Jazeker! Maar het werkt heel goed om iedereen zijn/haar zegje te laten doen.
- Wijs iemand aan als advocaat van de duivel
Zijn uw medewerkers het altijd met elkaar eens? Dan is dit een handig trucje om eens andere meningen te horen: wijs iemand aan die advocaat van de duivel speelt. Iemand die geopperde ideeën in twijfel trekt en juist het tegenovergestelde voorstelt. Mits met respect uitgevoerd, is dit een ideale manier om de discussie op gang te brengen.
- Haal de post-its tevoorschijn
Een goede manier om te zorgen dat iedereen zijn/haar ideeën deelt, is door post-its te gebruiken. Laat iedereen in twee minuten minstens een x-aantal ideeën noteren op een aparte post-it. Na de twee minuten deelt iedereen zijn/haar post-its en kan de discussie beginnen.
Stap 5. Zorg voor een andere cultuur, ook buiten vergaderingen
De cultuur binnen het team is en blijft een heel belangrijke factor voor de creativiteit van uw vergaderingen. Voelen medewerkers zich thuis, dan zullen ze zich makkelijker uitlaten over een onderwerp in de vergadering. En dat is precies wat u nodig heeft voor creatievere vergaderingen. En dat lukt niet als creativiteit buiten de vergaderingen helemaal geen prioriteit heeft. Uw collega’s worden immers niet opeens super creatief zodra ze de vergaderruimte binnenstappen. Hoe zorgt u voor meer creativiteit in de dagelijkse werkzaamheden?
- Zorg voor een divers team
De samenstelling van een team is essentieel als het gaat over creativiteit. Mensen met dezelfde achtergrond, opleidingsniveau en vaardigheden zijn sneller geneigd hetzelfde over bepaalde zaken te denken. Dus hoe creatief kan zo’n groep zijn? Zorg daarom juist voor een divers team, met mensen met verschillende achtergronden, meningen, vaardigheden en opleidingen.
- Stimuleer nieuwsgierigheid
Stimuleer uw team om nieuwsgierig te zijn. Is er een nieuwe tool op de markt? Stimuleer uw medewerkers om ‘m uit te proberen. Hetzelfde geldt voor ontwikkeling. Geef uw team de mogelijkheid om zichzelf te ontwikkelen en nieuwe dingen te leren. Bijvoorbeeld door een online of offline cursus te volgen, naar een conferentie te gaan of door ze een paar uur per maand te geven om bij te lezen over nieuwe ontwikkelingen in hun vakgebied.
- Zorg dat mensen zich verantwoordelijk voelen
Geef mensen de mogelijkheid om zich verantwoordelijk te voelen voor hun eigen manier van werken. In plaats van overal bovenop te zitten en elk detail in de hand te willen houden, werkt het heel goed om mensen verantwoordelijkheid te geven voor hun eigen taken. Of volg Google’s voorbeeld en geef medewerkers een x-aantal uren per week of maand om te werken aan hun eigen projecten. Dit helpt mensen om creatiever te worden. Niet voor niets zijn grote Google producten zoals Gmail, Google News en Google Maps zo ontstaan. Met deze tips bent u klaar voor creatievere vergaderingen. Zoals gezegd is creativiteit belangrijk voor de groei van uw bedrijf. Begin bij stap 1 en werk zo stap voor stap naar creatievere vergaderingen én een creatiever team.