Gemotiveerder to do’s afronden

Gemotiveerder to do’s afronden

To do’s zijn een handige tool om u te helpen uw taken gedaan te krijgen. Maar het gros van alle genoteerde to do’s bestaat uit demotiverende, veel te grote en onduidelijke taken. Hoe kunt u nu een to do het beste formuleren?

‘Rapport Y afronden’ is een voorbeeld van een to do die vaag geformuleerd, te saai en veel te groot is. Maak de taak specifiek, behapbaar en positief, en u wordt gemotiveerder, productiever en werkt efficiënter.

Specificeer
Specificeer wat u precies moet doen. Is ‘Rapport Y’ bijna af, maar moet u nog een samenvatting toevoegen? Noteer dan de daarbij behorende taken als to do: ‘rapport doorlezen en belangrijkste punten noteren’ en ‘op basis van de belangrijkste punten een samenvatting schrijven’. U zult merken dat u zich door zulke specifieke taken veel gemotiveerder voelt om eraan te beginnen.

Maak behapbaar
Door de to do’s te specificeren maakt u ze al een stuk meer behapbaar. Wellicht zijn ze echter nog niet handelbaar genoeg: een rapport doorlezen kan een flinke kluif zijn als hij uit tientallen pagina’s met ingewikkelde informatie bestaat. Maak dan voor elk hoofdstuk een aparte to do, zoals ‘hoofdstuk 1 doorlezen en belangrijkste punten noteren’.

Het voordeel van een dergelijke kleinere to do is dat u al snel iets af kunt vinken op uw to do-lijst, wat een voldaan gevoel geeft. Daardoor bent u gemotiveerder om ook aan het doorlezen van hoofdstuk twee, drie en verder te beginnen.

Maak positief
‘Hoofdstuk 1 doorlezen en de belangrijkste punten noteren’ klinkt al een stuk beter dan ‘Rapport Y afronden’, maar voor de meesten is het waarschijnlijk nog niet heel erg aanlokkelijk. Noteer er dan bij waarvoor u het doet. Misschien schrijft u het rapport om de klantenservice te verbeteren? Schrijf dan iets als ‘Hoofdstuk 1 doorlezen en noteren welke (verbeter)punten kunnen leiden tot een klanttevredenheid van 90%’. Hierbij heeft u het eindresultaat voor ogen en weet u waarom u het werk doet.

Het formuleren van zo’n uitgebreide to do kost u wat extra denk- en typewerk, maar levert in ruil daarvoor een hogere motivatie, productiviteit en efficiëntie op!