Een productieve en efficiënte vergadering

Een productieve en efficiënte vergadering

Vergaderen is net als mail afhandelen een impopulaire kantoorwerkzaamheid. Veel vergaderingen zijn zeer inefficiënt en ineffectief, dus het geen wonder dat iedereen wil dat de vergadering zo snel mogelijk voorbij is. Er zijn echter diverse manieren om de vergadersetting te verbeteren en de vergadering pro-ductiever en zelfs leuker te maken.
De meeste inefficiëntie bij vergaderingen komt veelal door de doelloosheid, de inspiratieloze setting en discus-sies over details. Met slechts een paar minuten voorbereiding voorkomt u dit:

Bepaal het doel van de vergadering
Het is een open deur, maar in de praktijk starten maar weinig vergaderingen met een doel voor ogen. Een weke-lijkse vergadering wordt toch vaak gehouden omdat het nou eenmaal in de planning staat. Hou voor ogen waarom de vergadering op de planning staat en neem dit als leidraad voor de agendapunten.

Stel een tijd in
Vergaderingen duren vaak langer dan gepland. Dat is voor niemand fijn, want op die manier blijft het échte werk liggen. Maak daarom aan de hand van de agenda een tijdschema: bepaal hoe lang de vergadering mag duren, hoe-veel tijd er dan aan een onderwerp besteed mag worden en houd de tijd in de gaten. Is de tijd die voor een onder-werp ingepland is bijna op? Trek dan een conclusie en ga verder naar het volgende punt. Deze strikte manier van het handhaven van de tijd zorgt dat men gedwongen wordt om efficiënt te vergaderen, in plaats van te blijven hangen bij een deelonderwerp. Vaak zijn dit onderwerpen waar iedereen wel een mening over heeft, zoals de aan-kleding van een buffet, maar om daar veel waardevolle vergadertijd aan te besteden is natuurlijk zonde.

Vergader lopend of buiten
Wandelend in de natuur komen de beste ideeën naar boven. Het is daarom ook geen wonder dat er teamdagen in het bos of op de hei gehouden worden. Verlaat dus die stoel en het gebouw en ga er eens op uit, ook al is het maar naar een parkje om de hoek.

Laat iedereen evenveel aan het woord
Tijdens vergaderingen zijn er altijd mensen die meer aan het woord komen dan anderen. Vaak zijn het juist de stille mensen die interessante ideeën hebben, maar die er niet tussen (durven) komen. Geef daarom iedereen evenveel tijd om input te leveren, zo voorkomt u dat waardevolle kennis en ideeën verloren gaan.