Een effectieve dagelijkse stand-up in vijf stappen

Een effectieve dagelijkse stand-up in vijf stappen

Of u het nou een scrum, dagopening, huddle of iets anders noemt, dagelijkse stand-ups zijn in steeds meer bedrijven een middel om teams te helpen hun doelen te halen en prioriteiten te stellen. In 15 minuten weet iedereen uit het team wat er van hem/haar wordt verwacht die dag én hoe zijn/haar werk bijdraagt aan de doelen van het team. Prima toch? Nou, niet helemaal…

Want sommige stand-ups zijn langdradig en vermoeiend; het tegenovergestelde van wat u er eigenlijk mee wilt bereiken. Om te zorgen dat de stand-ups geen nutteloze oefening worden, volgt u deze vijf stappen.

1. Ga staan!

Een stand-up wordt niet voor niets zo genoemd. Stoelen zouden tijdens deze ochtendsessies uit den boze moeten zijn. Als mensen zitten, gebeurt er iets in hun brein wat als gif werkt voor dit type vergaderingen. Uit onderzoek blijkt dat mensen die zitten moeite hebben om langetermijn informatie op te slaan. Staand is dat een stuk gemakkelijker. Een ander voordeel van staand vergaderen is dat het de spieren activeert die bloed en zuurstof door het lichaam sturen die de stemming verbeteren. Om de kans te vergroten dat uw team positief blijft én onthoudt wat ze moeten doen die dag verbant u de stoelen dus naar de zijkant van de vergaderruimte.

2. Zorg voor een goede connectie

Als u werkt met mensen die op verschillende plekken werken, is het belangrijk om te zorgen voor een goede verbinding en een goede tool om te verbinden. Gebruik een tool die gemakkelijk te gebruiken is en die snel werkt. Niets is zo irritant als moeten wachten tot iedereen verbonden is voordat de stand-up kan beginnen. Zorg voor een tool waarmee u:

  • binnen vijf minuten up and running bent.
  • uw scherm draadloos kunt delen met anderen.
  • beschikt over goede kwaliteit video en geluid.

3. Wees onvoorspelbaar

Als mensen weten wat ze kunnen verwachten, is de kans groot dat ze hun interesse verliezen. Omdat dagelijkse stand-ups al heel snel routinematig worden, is het belangrijk om niet dagelijks hetzelfde riedeltje af te spelen. Anders verliest u hun aandacht. Maakt u bijvoorbeeld altijd met een rondje met de klok mee waar u iedere medewerker om input vraagt? Probeer eens iets anders door ieders naam in een bak te doen en maak de volgorde willekeurig. Op die manier weet niemand wanneer hij/zij aan de beurt is en blijft iedereen langer geboeid.

4. Focus op drie belangrijke punten

Het is een verleidelijke valkuil om over allerlei verschillende onderwerpen te praten tijdens een stand-up. Het hele team is immers bijeen, dus het is handig om dan direct even die mededeling te doen, toch? Nee. Tijdens een stand-up is het verstandig om te focussen op drie dingen:

  1. Prestaties: wat heeft u gister afgerond?
  2. Doelen: wat zijn de doelen van vandaag?
  3. Obstakels: welke mogelijk obstakels kan u tegenkomen waardoor u uw doelen van vandaag niet kan halen?

Kap het af op het moment dat iemand over een ander onderwerp begint. Doe dit wel een beetje tactisch om te zorgen dat mensen zich niet gepasseerd voelen. Geef bijvoorbeeld aan dat u hun input waardeert, maar dat het een onderwerp voor een ander moment is. Noteer het eventueel op de lijst ‘Onderwerpen voor later’ en zorg dat het ook echt op een andere vergadering aan bod komt.

5. Gebruik een timer

Een stand-up mag niet te lang duren. Hou maximaal vijftien minuten aan. Dat houdt in dat iedereen een beperkte ‘spreektijd’ heeft. Een handige manier om dit bij te houden, is een timer. Er zijn veel theorieën over hoeveel tijd u iedereen zou moeten geven om drie vragen te beantwoorden tijdens de stand-up. Dit is een kwestie van uitproberen. Begin bijvoorbeeld met een minuut per persoon en pas het aan tot u de perfecte tijd gevonden heeft. Gebruik een timer met een luide buzzer om te zorgen dat mensen duidelijk weten dat hun tijd voorbij is. Misschien ervaart u wat weerstand van mensen die het niet prettig vinden om zich gehaast te voelen, maar het helpt om te zorgen dat iedereen zijn of haar zegje kan doen.

Met de tips in deze blog worden de stand-ups effectiever en doen ze waar ze eigenlijk voor bedoeld zijn: iedereen energie geven om weer aan de slag te gaan!