De receptie dient een extra visitekaartje zijn.

De receptie dient een extra visitekaartje zijn.

Een bezoeker slaat automatisch alle indrukken op die hij/zij opdoet bij een bezoek aan een kantoor, bedrijf, dienstverlener of instelling. De receptie staat daarin voorop en verdient dan ook alle aandacht. De receptie is een plek waarmee u zich direct aan de bezoeker of klant presenteert.

De ontvangstbalie is representatief voor de rest van de onderneming.

Een grote onderneming met een imposante hal met een luxe balie of een onderneming met minder ruimte en een bescheidener balie, voor beiden geldt hetzelfde. De verzorging, de functionaliteit en de vormgeving dient optimaal te zijn. Bij een doorsnee onderneming is de balie vaak ook de plek voor binnenkomende telefoongesprekken en wordt er administratief werk verricht. In dat geval is een verhoging van de voorzijde een optie, zodat een bezoeker niet alles kan bekijken. Wordt de bezoeker aangesproken terwijl de medewerker/ster blijft zitten, dan is het goed om die zitplaats wat te verhogen voor een beter oogcontact met de bezoeker. Als er van een staande ontvangst sprake is, dan dient de medewerker niet te hoog te staan. Ander voelt de bezoeker op zich neergekeken. De werkplek dient goede verlichting te hebben zodat de medewerker ook administratief werk kan doen.

Een receptie is meer dan alleen een balie.

Een receptie bestaat uit diverse elementen waarvan de verlichting er een is. De bezoeker dient bij binnenkomst een aangenaam gevoel te krijgen en een passende verlichting kan daar mede voor zorgen Als bezoekers even moeten wachten is het prettig als er een passend zitje is. Afhankelijk van de beschikbare ruimte kan dat een tafel met goed zittende stoelen zijn of een zitbank eventueel aangevuld met fauteuils. In dat laatste geval moet gelet worden op de zithoogte. Het is nu eenmaal vervelend als een bezoeker zich met moeite uit een te lage bank of fauteuil moet hijsen. Uiteraard hoort er een passend tafeltje bij.
Vaak wordt vergeten om een nette kast in de receptieruimte te plaatsen. Door zo’n kast kan voorkomen worden dat er op het bureau of de balie teveel administratie ligt, ordners staan of afgeleverde pakjes liggen.

De aankleding van de receptie.

Bij technisch geori├źnteerde ondernemingen wil een receptie nog wel eens kil overkomen maar bij bedrijven of instellingen van een andere aard komt dit helaas evengoed voor. Ziet u uw receptie terecht als een visitekaartje dan vragen de volgende zaken aandacht.

  • Geen rommelige plaatjes aan de wanden maar een mooi werkstuk van enig formaat. Dat kan een schilderij, een fraaie poster of zelfs door een graffiti kunstenaar aangebrachte decoratie zijn.
  • Een paraplustandaard, eventueel met een leenparaplu.
  • Een (elektronisch) bord waarop een bezoeker met een afspraak welkom wordt geheten.
  • Afgeleverd pakketjes of dozen dienen niet op de vloer te blijven staan en direct uit de receptie te worden opgehaald en anders te worden opgeborgen.
  • Wat de buitenkant betreft; uw parkeerplaatsen voor bezoekers (klanten!) niet door uzelf of door anderen laten bezetten.
  • Tot slot, de persoonlijke ontvangst van een bezoeker gaat altijd boven een inkomend telefoontje. Dat is technisch goed op te lossen.

U wilt meer informatie over een representatieve en klantvriendelijke receptie? Onze deskundige adviseur helpt u graag met het maken van een plan waarin alle genoemde punten met u worden overwogen.