Archiefbeheer

In een bedrijf is sprake van veel informatie: zowel informatie op papier als digitale informatie. Een deel van deze informatie is vluchtig en hoeft niet lang bewaard te worden, een ander deel gaat een heel ‘bedrijfs’ leven mee.
Het is echt een uitdaging om deze informatiestroom onder controle te houden.
De informatie moet niet alleen georganiseerd worden, maar ook beveiligd: de informatie mag niet in verkeerde handen terechtkomen want dit kan schadelijk zijn voor de reputatie van het bedrijf en de klanten; het kan zelfs de continuïteit van het bedrijf in gevaar brengen.
Goed archiefbeheer is erg belangrijk, het zorgt voor tijd- en geldbesparing omdat er minder naar documenten gezocht hoeft te worden. 35% van de tijd van kenniswerkers wordt besteed aan het zoeken naar de juiste informatie. Deze tijd wordt niet besteed aan het eigenlijke werk en kost dus heel veel geld.
Wet- en regelgeving zijn in de loop der tijd steeds ingewikkelder en veeleisender geworden en ook in dit kader is goed archiefbeheer van groot belang. Het onvoldoende beveiligen van informatie en het niet tijdig kunnen opleveren van bepaalde documenten, kunnen leiden tot reputatieschade en boetes.
Een Record Management Programma is bijzonder nuttig voor het classificeren, opslaan en beveiligen van informatie. Het speelt zelfs een rol in het uiteindelijk vernietigen van de documenten. Met een Record Management Programma is de informatie van begin tot eind te volgen, er is zichtbaar waar de informatie zich bevindt, wie de informatie wanneer heeft ingezien en wie er verantwoordelijkheid voor heeft.
Het is ook mogelijk een extern bedrijf in te schakelen dat gespecialiseerd is in archiefbeheer. Natuurlijk zijn hier kosten aan verbonden, maar de kosten van eigen, veilige opslagruimte worden uitgespaard, evenals de kosten die gepaard gaan met het zoeken naar slordig, onoverzichtelijk opgeborgen informatie.
Door verkeerd beheren van de archieven ontstaan er dus beveiligingsrisico’s, boetes en verborgen kosten. Alle reden dus om als bedrijf goed na te denken over een juist en veilig archiefbeheer en de benodigde maatregelen te treffen.