6 tips om effectief te werken middels time management

6 tips om effectief te werken middels time management

Time management is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat u efficiënt en doelgericht aan de slag gaat op het werk. Het is een middel om de arbeidsproductiviteit te verhogen en uw prioriteiten scherper dan ooit te hebben. Middels onderstaande tips leert u hoe u ook het meeste uit uw werkdag kunt halen.

1. Maak elke dag een planning
Noteer dagelijks overzichtelijk de taken die u sowieso die dag moet afhebben. Noteer ook de afspraken die u heeft. U kunt deze taken opschrijven op een manier die voor u het beste werkt. Bijvoorbeeld in de vorm van een to-do in uw telefoon, in uw agenda of u schrijft het op een whiteboard zodat het altijd duidelijk in zicht is. U vergeet dan nooit meer een taak omdat u alleen maar op hoeft te kijken om uw overzicht te zien. Waarom een dagelijks planning werkt? Het geeft rust omdat u overzicht heeft. Daarnaast kan een planning in de vorm van een to-do lijst ook voldoening geven wanneer u een taak kunt afvinken. Het laatste voordeel is: het levert u tijd op. Het maken van een planning kost doorgaans 1 minuut, de tijdwinst die u krijgt door deze planning is 10 minuten. U bent dus elke dag ongeveer 9 minuten eerder klaar met uw werk. Dat klinkt weinig, maar helpt toch om de stress te verlagen.

2. Stel prioriteiten
Prioriteiten stellen is de sleutel naar effectief werken en time management. Toch lijkt dit soms makkelijker gezegd dan gedaan. Van een aantal taken weten we meteen dat ze urgent zijn, omdat er bijvoorbeeld een deadline aanhangt. Maar andere taken, zonder deadline, zijn soms lastiger in te delen. Het is dus de taak om te leren welke taken belangrijk zijn, welke urgent, welke taken niet belangrijk zijn en niet urgent. Deze indeling kunt u baseren op de welbekende prioriteitenmatrix van Covey. U begint altijd met de taken die belangrijk en urgent zijn, zoals de taken met een deadline en bijvoorbeeld een vergadering voorbereiden. Vervolgens werkt u ook dagelijks aan de taken die ook belangrijk zijn, maar niet urgent. Bijvoorbeeld uw persoonlijke ontwikkeling, netwerken, planning en voorbereiden. Hetzelfde doet u met onbelangrijke taken die urgent zijn en welke niet urgent zijn. Een voorbeeld van onbelangrijke taken die urgent zijn, zijn telefoontjes, problemen van collega’s of mailtjes zonder veel betekenis. Om alles duidelijk in beeld te krijgen is het goed de prioriteitenmatrix duidelijk op te schrijven en niet alleen in uw hoofd de prioriteiten te bedenken. Een whiteboard is dan ook erg handig.

3. Maak een onderscheid in kerntaken en bijzaken
Prioriteiten stellen gaat om taken die u moet uitvoeren omdat er een bepaalde tijdsdruk achter zit. Naast prioriteiten opstellen is het ook belangrijk dat u kerntaken onderscheidt van bijzaken. Kerntaken zijn de taken waar u in uitblinkt, waar u goed in bent, uw specialiteit. Bijzaken zijn de zaken die minder van belang zijn en niet kunnen bijdragen aan uw persoonlijke succes of ontwikkeling. Als het mogelijk is, probeer dan deze bijzaken zoveel mogelijk uit te besteden zodat u uzelf kunt richten op hetgeen waar u echt goed in bent. Dat is niet alleen belangrijk voor uzelf, maar ook voor uw bedrijf. Het bedrijf profiteert ook van uw talenten.

4. Wees niet te perfectionistisch
Als u efficiënt wilt werken, dan zal u perfectionisme moeten loslaten. Als er iets wel niet samengaat dan is het perfectionisme en time management. Uiteraard wilt u uw werk goed doen, maar als u hierin doordraaft bent u onnodig veel tijd kwijt aan één taak of nog erger: aan een taak die eigenlijk niet zo belangrijk is.

5. Plan dagelijks wat tijd in voor social media
Social media zorgt voor veel onnodige en zinloze afleiding tijdens werk. Nu is het vaak lastig om social media compleet uit te bannen tijdens de werkdag, omdat de nieuwsgierigheid van de mens ook gevoed moet worden. Gun uzelf daarom wel wat tijd op social media, maar houd het bij 2 keer per dag een aantal minuten.

6. Stel een tijd vast waarop uw werkdag is afgelopen
Het komt geregeld voor dat mensen geen exacte eindtijd hebben van hun werkdag. Time management kan alleen werken als u ook duidelijk hebt wanneer uw werkdag is afgelopen. Een eindtijd opstellen zorgt ervoor dat u zaken minder snel uitgesteld, taken minder snel uitlopen en u minder toegeeft aan afleidingen.